Desde hace ya algunos años, y por la irrupción absoluta de la comunicación digital (notificaciones, procesos online diversos, etc.) sabemos la mayoría de los usuarios que sin la autorización para el tratamiento de nuestros datos personales, ningún tercero puede manipular nuestra información confidencial. Es parte de la protección de la privacidad de los individuos que rige nuestra sociedad actual. Pero hay más intríngulis en la acción de autorización tratamiento de datos personales.
Todavía muchas empresas no están al día en el manejo adecuado de estos datos, en términos de legalidad y de ética. Como especialistas precisamente en la protección de datos, en Enfoke queremos poner contexto al asunto para aclarar la legislación aplicable y las posibles sanciones por incumplimiento, entre otros aspectos.
¿Qué es la autorización tratamiento de datos personales?
El concepto de autorización para el tratamiento de datos personales se refiere a la capacidad de los individuos para permitir que sus datos sean utilizados por terceros bajo ciertas condiciones. Seguro que se nos viene a la cabeza inmediatamente correos electrónicos comerciales que nunca hemos dado autorización a los emisores a enviarnos, o llamadas telefónicas también comerciales que no sabemos cómo han conseguido nuestro número móvil o fijo 😒.
Y es que o no lo hemos dado o no nos hemos dado cuenta que efectivamente hemos facilitado, voluntaria o involuntariamente, esa autorización tratamiento de datos personales a empresas terceras que no sabemos el uso que le van a dar a nuestros datos, ni con quién más los van a compartir (sacando rédito económico con ello).
Significado de esa autorización por nuestra parte
La autorización es el acto (libre) mediante el cual un usuario otorga su consentimiento para que sus datos personales sean procesados por una entidad específica. Esto incluye una variedad de actividades como la recopilación, almacenamiento y utilización de dicha información.
Debemos comprender perfectamente qué uso se le va a dar a nuestros datos, y tener en mente que, con este proceso, se salvaguardan los derechos de las personas y se establece un marco de confianza entre usuarios y empresas. Sin la debida autorización, las entidades pueden incurrir en prácticas ilegales que comprometen la información sensible.
Diferencia entre autorización y consentimiento expreso
Si bien ambos términos se utilizan en el mismo contexto, hay diferencias significativas. La autorización se refiere al permiso general otorgado para el tratamiento de datos, mientras que el consentimiento expreso implica un acuerdo específico, que debe ser otorgado de manera clara y manifiesta para operaciones concretas.
Contextos legales para la autorización tratamiento de datos personales
Sobre los contextos legales donde va a ser necesario contar con la autorización para el tratamiento de datos personales, como imaginaréis hay varios. Nos centramos en los principales donde es obligatorio otorgar autorización.
Cuando la ley no marque el contexto como excepcional (es decir, que no obligue a autorizar la recepción de datos personales), siempre la autorización tratamiento de datos personales será requerida cuando hablemos de:
- Tratamiento de datos sensibles, que incluye información sobre salud, creencias religiosas o ideológicas.
- Transferencia de datos a países fuera de la Unión Europea donde la protección de datos no es equivalente.
- Recopilación de datos de menores de edad, donde se requiere el consentimiento de los padres o tutores legales.
Dicho esto, comentar que la legislación española establece otros contextos donde se exige obtener autorización de manera estricta:
Caso de menores y tutores legales
En relación con los menores, por ejemplo. Se ha de contar con el consentimiento expreso de los tutores legales antes de tratar sus datos. Una medida enfocada a asegurar la protección adecuada de los derechos de los más jóvenes.
Cesión de datos personales a terceros
Del mismo modo, si se plantea la cesión de datos personales a terceros, la autorización también es imprescindible. El titular de los datos debe ser informado sobre quién recibirá sus datos y con qué finalidad.
Requerimientos en el ámbito europeo: RGPD
Por último, destacar que el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) refuerza la necesidad de autorizar el tratamiento de datos de forma clara y concisa. Incluye principios que garantizan un manejo adecuado y seguro de la información personal, imponiendo obligaciones a las entidades que manejan estos datos.
Leyes sobre protección de datos y su autorización
La Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) regula el tratamiento de datos personales en España, complementando el marco establecido por el RGPD. Su objetivo principal es proteger los derechos y libertades de los individuos respecto al tratamiento de sus datos personales.
Esta ley también introduce derechos digitales que garantizan un mayor control sobre la información personal en entornos digitales. Los usuarios tienen derechos como el acceso, rectificación, cancelación y oposición, junto a otros derechos específicos relacionados con la protección de sus datos.
A nivel europeo, como acabamos de mencionar, el RGPD es la normativa clave. Establece las condiciones específicas para el tratamiento de datos personales, y refuerza la necesidad de obtener autorización.
Modelo de autorización para el tratamiento de datos personales
Nos referimos a todo documento que constate este tratamiento de datos personales. Ha de ser comprensible y accesible para los usuarios, y contener:
- Identidad del responsable del tratamiento.
- Finalidad del tratamiento de los datos.
- Derechos del usuario en relación a sus datos.
- Detalles sobre el tiempo que se almacenarán los datos.
- Información sobre posibles cesiones a terceros.
Consecuencias y sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de la normativa sobre el tratamiento de datos personales puede acarrear graves consecuencias para las organizaciones. Las sanciones varían según la gravedad de la infracción y la legislación aplicable.
Multas y penas en el marco de la LOPD y RGPD
Las multas por no cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) son considerables según su gravedad. Levs, graves o muy graves.
Por infracciones leves, las multas se pueden elevar hasta los 60.000 €. Por su parte, por infracciones graves, la penalización económica puede alcanzar los 300.000 €. Y por infracciones muy graves, hablamos ya de sanciones muy altas, que van desde los 600.000 € hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación global anual.
Impacto legal y de reputación para las empresas
Además de las multas económicas, importantísimo es el posible daño irreparable que un incumplimiento sobre el uso de datos personales puede suponer a la reputación de las empresas. Perder la confianza de los clientes podría ser el principio del fin para muchas organizaciones en sus respectivos mercados. Igualmente, podrían enfrentar demandas colectivas, lo que aumenta el riesgo financiero y legal.
Buenas prácticas para obtener la autorización del tratamiento de datos
Si implementamos buenas prácticas vamos a facilitar el proceso de tratamiento de datos y, así, asegurar el cumplimiento legal.
A través de la confianza, los usuarios se van a sentir cómodos al proporcionar sus datos personales, clave sin duda. Si pensamos en algunas estrategias para fomentar esta confianza, diríamos que:
- Transparencia sobre el uso de los datos.
- Proveer información clara y accesible sobre políticas de privacidad.
- Ofrecer canales de comunicación efectivos para resolver dudas.
Procesos de registro y consentimiento
Establecer un proceso claro y sencillo para el registro y obtención de consentimiento también ayudará. Un proceso que debe incluir opciones explícitas para que los usuarios acepten o rechacen el tratamiento de sus datos, además de la confirmación del consentimiento a través de un mecanismo de verificación, como el envío de un email. También facilitar la revocación del consentimiento en cualquier momento.
Uso de nuevas tecnologías en la recogida de datos
Las tecnologías emergentes pueden ser aliadas en la obtención de autorizaciones. La implementación de herramientas digitales permite automatizar la recolección y gestión de datos consentidos, mejorar la seguridad en la transmisión de información y optimizar la experiencia del usuario a través de formularios interactivos.
Conclusiones
Sin la autorización tratamiento de datos personales, las empresas no pueden utilizar esos datos con terceros. Nosotros como usuarios, tenemos el derecho de saber qué uso se le va a dar a nuestros datos, y tener en mente que, con este proceso, se salvaguardan los derechos de las personas y se establece un marco de confianza entre usuarios y empresas. Sin la debida autorización, las entidades pueden incurrir en prácticas ilegales que comprometen la información sensible.
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