La protección de datos entre empresas (B2B) no deja de ser igual que la que las empresas han de garantizar con los usuarios y clientes (B2C). Se trata, al fin y al cabo, de cumplir con la normativa vigente en términos de privacidad y seguridad de la información personal en cualquier tipo de relación comercial.
Todo, el marco legal actual, las obligaciones de las empresas, la designación del Delegado de Protección de Datos o las medidas de seguridad necesarias, las abordamos en el siguiente contenido.
Cualquier duda o consulta, dejádnosla en los comentarios y os responderemos lo antes posible 🙂.
Obligaciones de las empresas en el tratamiento de datos personales
En la protección de datos entre empresas, cuando se manejan datos personales, existe la responsabilidad de cumplir con estrictas obligaciones para garantizar un adecuado tratamiento de dicha información. Son obligaciones de gran calado que no pueden tomarse a la ligera.
☑️ Identificación y clasificación de datos personales
Por ejemplo, va a ser totalmente necesario que las empresas identifiquen y clasifiquen diligentemente los datos personales que manejan. Tener un inventario exhaustivo de la información, el propósito de su tratamiento y la base legal que lo justifica.
Es recomendable que esta clasificación se divida en varias categorías, como los datos de identificación, datos sensibles (información sobre la salud, opiniones políticas y creencias religiosas) o los datos relacionados con el empleo (historial laboral, datos de nómina). De esta forma, las empresas pueden determinar los riesgos asociados y aplicar las medidas de seguridad que consideren acertadas.
☑️ Obtención y gestión del consentimiento
El consentimiento debe ser un proceso transparente y claro. Nada de opacidad y tácticas de desconcierto. Las empresas están obligadas a obtener el consentimiento de los titulares de los datos antes de proceder al tratamiento, salvo en circunstancias donde persista otra justificación legal.
Este consentimiento debe ser específico, libre e informado. Y ni que decir tiene que los titulares podrán retirarlo en cualquier momento (las organizaciones deben establecer protocolos claros para esta gestión).
☑️ Registro de actividades y auditorías periódicas
Obligatorio también para la protección de datos entre empresas es que éstas lleven un registro de las actividades de tratamiento de datos. Debe incluir detalles como la finalidad del tratamiento, las categorías de datos, el tiempo de conservación y cualquier transferencia de datos a terceros.
Gracias a este registro, las empresas demuestran su conformidad ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
☑️ Responsabilidad del responsable y encargado del tratamiento
En el contexto del tratamiento de datos, la empresa se convierte en responsable del tratamiento y deben designarse personas específicas que actúen como encargados de este. La responsabilidad del responsable del tratamiento incluye:
- Asegurar que todos los tratamientos de datos se realicen de acuerdo con la normativa vigente.
- Implementar las medidas de protección necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales.
- Coordinar acciones en caso de incidentes y gestionar la comunicación con los interesados y las autoridades pertinentes.
Por su parte, el encargado del tratamiento debe actuar solo bajo la instrucción del responsable, garantizando privacidad y seguridad en el manejo de los datos. La firma de contratos que especifiquen las responsabilidades es una práctica recomendable para formalizar estas relaciones.
Designación y funciones del Delegado de Protección de Datos (DPO)
Ya hemos hablado en otras ocasiones de la figura del Delegado de Protección de Datos (DPO), un rol relevante como pocos en el ámbito de la protección de datos en las empresas. Y lo es porque su desempeño implica asegurar que las organizaciones cumplan con las normativas vigentes y protejan los derechos de los interesados.
¿En qué casos es obligatorio nombrar un DPO 🤔?
Pues en condiciones donde las empresas realicen un seguimiento regular y sistemático de datos de personas a gran escala, cuando las organizaciones manejen categorías especiales de datos personales (como información relacionada con la salud, datos biométricos o información de carácter emocional), o con entidades públicas que actúan como responsables del tratamiento de datos.
Si incumplimos con esta obligación, podríamos ser sancionados.
Funciones y responsabilidades del DPO en las empresas
El Delegado de Protección de Datos le va a tocar asumir importantes y variadas funciones y responsabilidades. Entre las más relevantes se encuentran:
- Supervisión del cumplimiento
- Formación e información
- Asesoría
- Gestión de accidentes
- Colaboración con las autoridades
La principal, asegurarse de que la empresa cumpla con el RGPD y otras normativas de protección de datos entre empresas. Actuará como punto de contacto para cualquier duda relacionada, y muy posiblemente, será quien proporcione una formación adecuada a los empleados sobre las políticas de protección de datos y la correcta gestión de la información personal.
Y si hay cualquier brecha de seguridad, la gestionará de acuerdo con los protocolos establecidos, para luego notificar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) si es necesario.
Medidas de seguridad técnicas y organizativas en empresas
En la protección de datos entre empresas, son ellas las que han de poner los cimientos y las herramientas para tener una verdadera y efectiva protección de los datos personales. Podemos clasificar estas medidas entre técnicas y organizativas.
Implementación de medidas técnicas
Serían:
- Encriptación
- Control de acceso
- Copias de seguridad
La encriptación nos sirve para mantener los datos como confidenciales, incluso en caso de acceso no autorizado. Esto se traduce en convertir la información en un formato ilegible para aquellos que no tienen la clave de decryption correspondiente.
Ni que decir tiene que el control de estos datos ha de ser clínico. Esto implica establecer niveles de acceso diferenciados, donde solo el personal autorizado pueda acceder a determinadas categorías de datos. Recomendamos desde Enfoke aposar por la autenticación multifactor como práctica eficaz para fortalecer esta medida de seguridad.
Por último, hay que establecer copias de seguridad regulares para evitar la pérdida de datos. El almacenamiento de copias de seguridad, en ubicaciones seguras y fuera del sitio original, si es posible.
Medidas organizativas para evitar brechas de seguridad
Es necesario que las empresas fomenten una cultura de protección de datos, lo que incluye la elaboración de políticas de seguridad claras y la definición de roles y responsabilidades dentro de la organización. De este modo, todos los involucrados comprenden su parte en la protección de datos y los procedimientos a seguir.
También la formación continua del personal en materia de protección de datos.
Atender también como se merece la gestión de las relaciones con los proveedores. Cualquier tercero que tenga acceso a datos personales estará obligado a cumplir con las mismas normas de seguridad (a través, por ejemplo, de cláusulas específicas en los contratos).
Protocolos de notificación de incidentes a la AEPD
Según la normativa vigente, en caso de una brecha de datos que implique un riesgo para los derechos y libertades de los afectados, se ha de enviar una comunicación a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en un plazo no superior a 72 horas. Dicho esto, este procedimiento debe ser parte de un plan más amplio para gestionar incidentes, siempre buscando mitigar el impacto negativo y garantizar la transparencia.
Marco legal vigente en materia de protección de datos entre empresas
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es la norma principal en la Unión Europea destinada a proteger los datos personales y la privacidad. Entró en vigor el 25 de mayo de 2018, y desde entonces, establece el marco normativo que obliga a las empresas a implementar medidas adecuadas para garantizar la seguridad de los datos.
Decir que el RGPD aplica a todas las organizaciones que procesan datos personales de ciudadanos de la UE, independientemente de dónde estén establecidas.
Entre los aspectos destacados del RGPD se encuentran:
- Consentimiento claro: Las empresas deben obtener un consentimiento explícito para el tratamiento de datos personales.
- Derechos de los interesados: Los consumidores tienen derechos específicos sobre sus datos, incluyendo acceso, rectificación y supresión.
- Responsabilidad proactiva: Es responsabilidad de las empresas demostrar que cumplen con la normativa.
☑️ Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD)
La LOPDGDD, que se encuentra en vigor también desde 2018 (desde diciembre más concretamente), adapta la normativa española al RGPD. Este marco legal establece medidas adicionales y específicas para la protección de datos en España. Se centra en proporcionar una mayor seguridad jurídica y protección a los derechos de los ciudadanos en el tratamiento de sus datos personales.
Incluye, por ejemplo, la protección de datos de menores (establece un régimen específico para el tratamiento de datos de personas menores de 14 años), las posibles sanciones (régimen sancionador) por incumplimiento de la norma y el derecho a la portabilidad, es decir, que los interesados pueden solicitar que sus datos sean transferidos a otro responsable de tratamiento.
Aclarar que las obligaciones impuestas por el RGPD y la LOPDGDD también se aplican a empresas pequeñas, PYMES y autónomos (auditorías de datos, educación y formación y documentación/registro de actividades).
Gestión de la protección de datos en relaciones B2B y acuerdos múltiples
Ha de haber una gestión adecuada de la protección de datos entre empresas cuando éstas establecen relaciones comerciales entre sí, especialmente en acuerdos B2B y multilaterales.
Se consensuará un marco de protección lógico y contundente a través de cláusulas específicas sobre protección de datos en los contratos.
Cláusulas que recogerán la finalidad del tratamiento, para dejar muy claro el propósito para el que se manejarán los datos personales, y también los derechos de los interesados, es decir, establecer las obligaciones de cada parte en cuanto al respeto y ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición por parte de los titulares de los datos.
Además, las medidas de seguridad técnicas y organizativas que cada parte debe implementar para proteger la información sensible, lo que incluye un mecanismo de comunicación ante incidentes que comprometan la seguridad de los datos tratados (brechas de seguridad).
Responsabilidades compartidas en el tratamiento de datos
Cuando varias empresas participan en el tratamiento de datos se han de definir claramente las responsabilidades de cada una. Dependiendo del tipo de relación, pueden surgir distintos roles, como el de responsable del tratamiento o encargado del mismo. En casos de tratamiento combinado, ambas partes deben acordar:
- Quien actúa como responsable del tratamiento: La entidad que determina los fines y medios del procesamiento de datos.
- El rol del encargado del tratamiento: La entidad que procesa datos en nombre del responsable y que debe cumplir con directrices específicas establecidas en el contrato.
- Los mecanismos de supervisión mutua: Las empresas deben implementarse para garantizar que se respeten las normas convenidas y se gestionen adecuadamente los datos.
Control y auditoría en proveedores y terceros
La supervisión de los proveedores y otros terceros que manejan datos personales se tiene que tener muy controlada. En este sentido, las empresas habrán de implementar medidas de control y auditoría para verificar que estos agentes cumplen con las obligaciones acordadas.
Hablamos de realizar auditorías regulares, establecer informes de cumplimiento (documentación periódica que refleje la situación en materia de protección de datos y cualquier posible brecha detectada) e implementar condiciones contractuales claras.
Protección de datos entre empresas: Sanciones y consecuencias legales
Las sanciones por incumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) pueden ser bastante severas. Se clasifican en dos categorías principales: Multas administrativas, y advertencias y reprimendas.
Las multas administrativas pueden llegar hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación global anual de la empresa, lo que sea mayor. Mejor, por tanto, que se nos emita una reprimenda como empresa en caso de infracciones de menor gravedad antes de proceder a multas económicas.
Impacto en la reputación y confianza empresarial
Las sanciones económicas impactan de otra forma igual de severa a una empresa: a su reputación. No respetar la protección de datos entre empresas y que se haga público, infringirá, a buen seguro, daños significativos e incluso irreparables a la imagen de la compañía.
Es cierto que en ocasiones estas brechas de seguridad no tienen que ver con una negligencia de la empresa en materia de protección de datos, pero si sí que es motivo de una falta (voluntaria o involuntaria) negligente por su parte, clientes y socios comerciales pueden perder la confianza rápidamente en la capacidad de la organización para proteger su información sensible.
Compliance y canales de denuncia en la protección de datos
Lo hemos comentado en otras ocasiones en nuestra bitácora informativa en Enfoke: Las empresas están obligadas a implementar un programa de compliance. ¿Para qué? Pues para asegurar el cumplimiento de la normativa de protección de datos, como el RGPD y la LOPDGDD.
Un programa de compliance se compone de:
- Evaluación de riesgos asociados al tratamiento de datos personales.
- Establecimiento de políticas internas claras sobre la gestión de datos.
- Formación continua del personal sobre normas y procedimientos de protección de datos.
- Designación de responsables para supervisar el cumplimiento y gestionar incidencias.
- Auditorías internas que evalúen la efectividad de las medidas adoptadas.
Sin olvidar la obligatoriedad de contar con un canal de denuncias. Es la mejor manera de poder identificar y abordar irregularidades en el tratamiento de datos, siempre desde el anonimato y la máxima confidencialidad.
Conclusiones
Difícilmente habrá ninguna relación comercial entre empresas si la protección datos no está bien reglada y se ejecuta con escrupulosa minuciosidad. Toda empresa tiene la obligación de cuidar y proteger los datos personales que gestione, y cualquier data sensible que tenga en su poder. En este sentido, empresas como Enfoke llevamos a cabo un estudio pormenorizado de las necesidades de las compañías en materia de protección de datos, que se plasma en un Programa de Cumplimiento que debe regir las actuaciones internas de la empresa.
Las sanciones pueden ser muy severas si se dan brechas de seguridad o se cuenta con un ecosistema adaptado a la normativa europea y nacional vigentes.
Si os han quedado dudas sobre la protección de datos entre empresas o requerís tales servicios, poneros en contacto con nuestro equipo a través de las siguientes vías de comunicación.
📞 662 247 648
