La obligatoriedad del canal de denuncias (cuya nomenclatura oficial es “canal de información” despierta muchas dudas a nivel gestión de empresas que queremos desde Enfoke ayudaros a resolver.
Sabemos bien que, como herramienta para la identificación y reporte de irregularidades en una organización, el canal de información o denuncias está ya por ley registrado en nuestro ordenamiento jurídico. Eso sí, su implementación es obligatoria en España para determinadas empresas, en cumplimiento de la Ley 2/2023 y la Directiva de la UE 2019/1937.
Lo que vienen a decir básicamente estas normativas es que se establece un marco legal que obliga a las empresas con más de 50 empleados a contar con un canal de denuncias eficaz, y que el incumplimiento de esta regulación puede acarrear sanciones significativas y afectar la reputación empresarial.
Vamos a extendernos más sobre una materia muy de actualidad y que es fácilmente entendible 🙂.
¿Qué es un canal de denuncias?
Lo entenderéis fácilmente: Un canal de denuncias es un mecanismo que permite a los empleados y a otros colaboradores de una organización informar, de forma confidencial y segura, sobre conductas inapropiadas o ilegales. Es, en definitiva, una herramienta y vía directa en pos de una transparencia necesaria en casos de discriminación (de cualquier índole).
Ya veis que el propósito de este sistema estructurado destinado a recibir, gestionar y dar seguimiento a los informes sobre irregularidades, fraudes o comportamientos antiéticos dentro de una empresa, está más de moda que nunca. Sobre todo, desde el 1 de diciembre de 2023, cuando por ley las empresas de más de 50 trabajadores ese ven obligadas a tenerlos activos.
Tipos de canales de denuncias
En cuanto a los tipos de canales de denuncias que las empresas pueden implementar, hay opciones variadas dependiendo de sus necesidades y recursos. Principalmente existen dos categorías: internos y externos.
Canal de denuncias interno
El canal de denuncias interno es gestionado directamente por la empresa. Generalmente implica la designación de un equipo o un responsable que se encargue de recibir y tramitar las denuncias.
Habrá una confidencialidad absolutamente garantizada. La identidad del denunciante siempre se mantendrá en secreto durante el proceso de investigación.
Proceso ordenado y eficiente a manos de un personal que habrá sido formado específicamente para gestionar el canal de denuncias. Es decir, sabrá cómo manejar las denuncias y proteger la información sensible.
Canal de denuncias externo
Por su parte, el canal de denuncias externo lo gestiona una entidad independiente que actúa como intermediaria entre el denunciante y la empresa. Podemos hablar de ciertas ventajas adicionales con este tipo de gestión, por ejemplo:
- Mayor objetividad
- Protección adicional
- Puedes recibir asesoría
Es entendible que, al ser operado por una tercera parte, los conflictos de interés se puedan minimizar en parte. Nos aseguramos así un tratamiento imparcial de la denuncia.
Las entidades externas suelen contar con protocolos estrictos para proteger la identidad de los denunciantes, dado que su credibilidad depende de ello. Aspecto que puede terminar de convencernos de emplear este método.
Además, decir que estas plataformas pueden proporcionar orientación legal o profesional sobre cómo realizar un informe de manera efectiva.
Marco legal sobre la obligatoriedad canal de denuncias en España
Hay que dirigirse a la Ley 2/2023, promulgada en febrero de 2023, para encontrar el marco normativo actual en España que obliga a ciertas empresas a implementar un canal de denuncias efectivo. Esta ley responde a la necesidad de alinearse con las directrices europeas, especialmente la Directiva (UE) 2019/1937, que busca reforzar la protección de quienes informan sobre irregularidades.
El objetivo central de la ley no es otro que facilitar el reporte de conductas ilegales o poco éticas, al tiempo que garantiza el anonimato y la protección de los denunciantes ante posibles represalias.
Directiva de la UE 2019/1937 sobre whistleblowing
La Directiva (UE) 2019/1937 es esa directiva europea que antes mencionábamos. Un documento primordial en el ámbito de la protección de denunciantes en Europa.
Establece estándares mínimos que los Estados miembros deben cumplir en relación a los canales de denuncia. La legislación se centra en crear un entorno seguro para que los denunciantes puedan comunicar infracciones sin temor a represalias. De este modo, se fomenta la ética y la responsabilidad en las organizaciones, protegiendo a los informantes que actúan en interés público.
¿Quiénes están obligados a implementar un canal de denuncias?
Aunque ya lo hemos aclarado anteriormente, recalcar que las obligaciones impuestas por la Ley 2/2023 se aplican a un grupo específico de empresas y entidades.
Empresas con más de 50 empleados
Se divide en dos grupos dependiendo del tamaño de la plantilla:
- Empresas de 250 o más empleados: Debieron implementar el canal de denuncias antes del 13 de junio de 2023.
- Empresas de entre 50 y 249 empleados: Deben tenerlo operativo antes del 1 de diciembre de 2023.
Entidades que gestionen fondos públicos
Las entidades que administran fondos públicos también tienen la obligatoriedad canal de denuncias, independientemente de su número de empleados. Esto incluye organismos gubernamentales, administraciones locales y cualquier entidad que gestione recursos públicos, asegurando así un mayor nivel de transparencia y responsabilidad en la gestión de los fondos que provienen de los ciudadanos.
La implementación de un canal de denuncias efectivo requiere cumplir con una serie de requisitos que aseguran su funcionalidad y protección de los denunciantes.
Requisitos para implementar un canal de denuncias
Dentro de esta obligatoriedad canal de denuncias que estamos describiendo, hay que centrarse en determinados requisitos que nos toca cumplir.
Primero, establecer procedimientos claros para el funcionamiento del canal de denuncias (respetar los derechos de los denunciantes). En este punto, especial énfasis en la garantía de confidencialidad y anonimato del denunciante mediante:
- La utilización de plataformas digitales que permitan la presentación anónima de las denuncias.
- Protocolos que aseguren que la información proporcionada se maneje de manera confidencial.
- La restricción del acceso a la información sobre la identidad del denunciante solo a personal autorizado.
Segundo, el procedimiento de información ha de definir sin errores o malentendidos la tramitación de las denuncias. Dese la recepción de la denuncia hasta su resolución, pasando por la pertinente investigación del caso (se designará un equipo imparcial responsable de investigar las denuncias recibidas).
Otro aspecto clave en la implementación del canal de denuncias es proteger a los denunciantes de posibles represalias. Las empresas deben establecer políticas que fomenten un entorno seguro para quienes se atreven a informar sobre posibles infracciones.
¿Cómo hacerlo? Prohibiendo taxativamente cualquier tipo de represalias, ya sean laborales o de otro tipo, e informando, como no, a todos los empleados sobre la política de protección para los denunciantes.
Personal responsable del canal de denuncias
Por último, destacar como requisito en la obligatoriedad canal de denuncias, que se debe designar personal competente que sea responsable de la gestión del canal de denuncias. Un equipo de profesionales formado y consciente de la importancia de la ética y la confidencialidad en su labor.
Casos de uso del canal de denuncias
Como venimos diciendo, los canales de información o de denuncias en las empresas son las vías y herramientas que tenemos los trabajadores para la identificación de conductas inapropiadas y, a su vez, para promocionar entornos laborales saludables.
Vemos algunos de los casos más comunes donde el canal de denuncias nos ayudará:
Denuncias de acoso laboral
El acoso laboral es una problemática grave que nos puede afectar tanto a la salud física como a la emocional. Si trabajamos en una empresa donde la obligatoriedad canal de denuncias es clara, y sufrimos de acoso laboral, podremos reportar dicha situación por las vías apropiadas y de forma confidencial y segura.
Si os preguntáis qué consideramos acoso laboral, quedaros con que los comentarios despectivos o humillantes recurrentes por parte de compañeros o superiores es acoso laboral, también las presiones indebidas para realizar tareas que superan las capacidades del trabajador o el aislamiento social o exclusión en actividades de trabajo.
Casos de corrupción y fraude
Bien sabemos que la corrupción y el fraude son delitos que pueden tener graves repercusiones tanto a nivel financiero como de reputación para las empresas. Los canales de información y denuncias permiten que los empleados informen sobre estos actos de mala conducta, lo que puede incluir:
- Desvío de fondos o recursos de la empresa para beneficios personales.
- Colusión con proveedores o clientes para obtener ventajas indebidas.
- Manipulación de licitaciones o concursos de forma fraudulenta.
Si hay una implementación efectiva de un canal de denuncias para estos casos, se logrará detectar y abordar problemas antes de que se agraven.
Informes sobre blanqueo de capitales
Algo menos común que la anterior, pero sin embargo una posibilidad que también hemos visto en Enfoke. Os recordamos que las empresas están obligadas a actuar de manera diligente en la detección de actividades sospechosas que puedan estar relacionadas con el blanqueo de capitales. Para ello, los canales de denuncias sirven como un mecanismo para que los empleados puedan reportar irregularidades o conductas consideradas sospechosas.
¿Qué situaciones? Pues transacciones inusuales que no parecen tener un propósito comercial legítimo, falta de documentación en procesos financieros importantes o presiones para ocultar o modificar información financiera.
Infracciones normativas y cumplimiento (compliance)
La obligatoriedad canal de denuncias en una compañía de más de 50 empleados donde se puedan dar incumplimientos normativos por parte de los empleados o de la dirección, les otorga a los denunciantes la vía adecuada de actuación para reportarlas. Estas transgresiones pueden incluir desde el incumplimiento de normativas internas hasta violaciones de leyes externas.
A la hora de cumplimentar el reporte correspondiente, puede abarcar:
- Manipulación de datos internos para cumplir objetivos.
- Incumplimientos en la gestión de recursos y en la protección de datos personales.
- Prácticas desleales en la competencia empresarial.
Obligatoriedad canal de denuncias: Consecuencias del incumplimiento de la ley
¿Y si no cumplimos con la ley en materia de comunicación y reporte de este tipo de negligencias 🤔? Habrá consecuencias, que pueden no sólo ser económicas, sino que pueden afectar significativamente la imagen y la operativa de la organización.
🔴 Multas por incumplimiento
Las empresas que no implementen un canal de denuncias efectivo cuando están obligadas a ello se enfrentan a multas que pueden variar considerablemente.
La ley clasifica esta infracción como muy grave, lo que puede traducirse en sanciones económicas que oscilan entre 30,001 y 300,000 €.
🔴 Prohibiciones relacionadas con subvenciones y contratos públicos
Además de las multas, las empresas que incumplan con la obligación de establecer un canal de denuncias podrían enfrentar prohibiciones en la obtención de subvenciones y beneficios fiscales. Esto incluye restricciones a la contratación con entidades del sector público, lo que dificulta el acceso a proyectos y recursos que son esenciales para muchas organizaciones.
Visto desde el punto de vista de la capacidad de crecimiento y desarrollo de la empresa en el futuro, hablamos de un problema serio si se recibe este tipo de sanción.
🔴 Impacto en la reputación empresarial
El impacto en la reputación también es un aspecto crítico a considerar. Es muy posible que la falta de un mecanismo de denuncia funcional pueda ser interpretada como una señal de opacidad y falta de compromiso ético por parte de empleados, clientes y proveedores.
No nos extrañaría, por lo tanto, que organizaciones que no cumplen con esta normativa sean percibidas como inseguras y poco éticas, y claro, sean más proclives a sufrir fuga de talento y tengan dificultad para atraer nuevos colaboradores.
Conclusiones
Ya conocemos el contexto y normativa que regula los canales de información y denuncias en las empresas. Sistemas cuya implantación ha de llevarse de forma estructurada para no fallar en su efectividad. Evaluar primer las necesidades en un diagnóstico inicial en la empresa, para luego ya diseñar y poner en marcha el sistema.
La importancia de la formación y capacitación de los empleados encargados de que el canal de denuncias funcione adecuadamente está fuera de toda duda. Si no, será imposible monitorizar los casos y gestionarlos correctamente. En esta fase, habrá que llevar a cabo evaluaciones regulares del impacto del canal en la cultura de la organización, y si toca, ajustar los procedimientos y la tecnología que la efectividad del sistema sea absoluta.
La mayoría de empresas hace uso de herramientas tecnológicas para la implementación y gestión de sus canales de denuncias (ej. softwares especializados), pero ya hemos comentado que no son obligatorias. Lo que vemos más es la integración con sistemas de gestión interna. Sincronización de datos y facilidad de reporte.
Dudas y consultas sobre la obligatoriedad canal de denuncias, su funcionamiento e implantación, dejadnos un comentario o contactar con nuestro equipo especializado.
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