La consciencia empresarial a nivel de seguridad y protección de datos no para de crecer y crecer. Y con razón, no sólo por buen hacer empresarial, sino como obligatoriedad normativa para cumplir con los protocoles nacionales y europeos. Pero no todas las empresas saben cómo ponerse al día. Aquí es donde entra como anillo al dedo una auditoría protección de datos que ponga de manifiesta el estado actual de la compañía y defina los siguientes pasos a seguir.
Es precisamente lo que llevamos a cabo en Enfoke, que como consultora empresarial en materia legal de protección de datos y seguridad de la información, ejecutamos auditorías integrales para que nuestras empresas están a la vanguardia en seguridad de datos, escenario donde la Unión Europea somos la región más estricta.
A través de una auditoría efectiva, podremos identificar riesgos y deficiencias en las prácticas de tratamiento de datos. Y lo que es más importante, subsanarlos y convertirlos en fortalezas de empresa. Hoy en día es clave que nuestras corporaciones tengan una correcta responsabilidad en el manejo de información sensible.
Vamos a explicar mejor todo lo referente al apasionante mundo de la protección de datos y la seguridad empresarial.
Qué entendemos por una auditoría protección de datos
La auditoría de protección de datos es un proceso que evalúa cómo las organizaciones gestionamos la información personal, y determina si cumplimos o no con las normativas como el RGPD y la LOPDGDD. Es un proceso sistemático de revisión y análisis de las prácticas de tratamiento de datos personales dentro de una entidad.
Como vemos, este proceso tiene como objetivo evaluar cómo se recolecta, almacena y utiliza la información, asegurando su integridad y protección frente a accesos no autorizados.
Contextualmente, la creciente preocupación por la privacidad y la seguridad de los datos ha llevado a las organizaciones a adoptar medidas más estrictas. Esto también es el resultado de la implementación de reglamentos como el RGPD, que exige una responsabilidad activa en la gestión de los datos personales.
Cumplimiento normativo vital
La auditoría de protección de datos ahorra dinero a las empresas dado que evita a las organizaciones sanciones significativas en caso de no estar al día. Este análisis minucioso en materia de protección de datos y seguridad logrará identificar los riesgos asociados al tratamiento de datos, para luego definir un listado de medidas correctivas para mejorar las prácticas internas.
Normativa vigente en materia de protección de datos
Concretamente, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), entrado en vigor en mayo de 2018. Dicha normativa establece un conjunto de principios y derechos que las empresas deben respetar al manejar datos personales, y que en toda auditoría de protección de datos, se tendrá como medidor oficial del estado de este tratamiento.
Decir que este reglamento tiene carácter obligatorio para todos los Estados miembros de la Unión Europea, es decir, busca unificar las normativas de protección de datos en toda la UE para no caer en contradicciones ni vacíos legales.
Entre sus disposiciones más destacadas se encuentran:
- Consentimiento claro y explícito para el tratamiento de datos.
- Derechos de acceso, rectificación, y supresión de datos para los interesados.
- Obligación de notificar violaciones de datos a las autoridades competentes en un plazo de 72 horas.
Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD)
La LOPDGDD, aprobada en diciembre de 2018, complementa el RGPD y adapta las normativas europeas al contexto español. Esta ley refuerza la protección de los datos personales y establece derechos adicionales, considerando la realidad digital actual.
Si hemos de destacar algunos aspectos clave de esta ley orgánica, serían:
- Derecho a la portabilidad de los datos.
- Regulación específica sobre la video vigilancia y el uso de dispositivos de seguimiento.
- Creación de un marco para el tratamiento de datos de menores de edad.
Ambas normativas exigen a las organizaciones establecer medidas adecuadas para asegurar el tratamiento de datos personales, promoviendo así una cultura de responsabilidad en el ámbito digital.
Tipos de auditoría de protección de datos
Nos centramos ahora en explicar los diferentes tipos de auditoría de protección de datos que hay. Principalmente, se dividen en 2 categorías: Internas y externas. Cada una de ellas tiene características distintivas que pueden ser más o menos adecuadas según el contexto y necesidades de la organización.
Auditoría interna
Esta modalidad se lleva a cabo por personal que forma parte de la empresa. Por lo general, es una opción económica, pero puede comprometer la imparcialidad de la evaluación.
Ventajas y desventajas
- Ventajas:
- Coste reducido.
- Conocimiento profundo de los procedimientos internos.
- Desventajas:
- Posibles sesgos en la evaluación.
- Falta de objetividad en la identificación de problemas.
Procedimiento
El procedimiento de auditoría interna incluye la revisión de políticas y protocolos, entrevistas con los empleados y la recopilación de documentación relevante. Al finalizar, se elabora un informe con hallazgos y recomendaciones.
Auditoría externa
Realizada por consultores o entidades externas, ofrece una visión imparcial de las prácticas de tratamiento de datos en la organización.
Beneficios de la objetividad
- Perspectiva externa que puede detectar deficiencias no vistas internamente.
- Mayor credibilidad en los resultados obtenidos.
Proceso de contratación
El proceso de contratación de una auditoría externa involucra identificar entidades especializadas, revisar sus credenciales, solicitar cotizaciones y establecer un contrato que detalle el alcance de la auditoría y los plazos establecidos.
Cómo se realiza una auditoría de protección de datos
La ejecución de una auditoría de protección de datos implica varias etapas que permiten evaluar de forma exhaustiva la gestión de la información personal en una organización. Tendríamos 4 fases o pasos dentro lo que sería un proceso de auditoría protección de datos:
- Revisión de la documentación
- Planificación de la auditoría
- Análisis y evaluación del cumplimiento
- Elaboración del informe final de la auditoría
Los vemos un poco más en extensión:
Revisión de la documentación necesaria
El primer paso en el proceso de auditoría consiste en recopilar toda la documentación relevante. Es decir:
- Registros de actividades de tratamiento.
- Políticas de protección de datos internas.
- Informes de auditorías anteriores.
- Protocolos de seguridad implementados.
Con una exhaustiva revisión nos aseguramos contar con la información necesaria para analizar la situación actual de la organización.
Planificación de la auditoría
La planificación es primordial para el éxito de la auditoría. En esta fase se definirán el alcance de la auditoría, los recursos necesarios, el calendario de actividades y las entrevistas con el personal clave.
Si logramos definir una buena planificación, optimizaremos el tiempo y los recursos destinados al proceso.
Análisis y evaluación del cumplimiento
Esta fase consiste en realizar un análisis detallado, lo cual lograremos tras evaluar el cumplimiento normativo y la efectividad de las medidas de seguridad adoptadas. Durante esta etapa, se podrán identificar:
- Deficiencias en las prácticas de tratamiento.
- Riesgos potenciales para la seguridad de los datos.
- Áreas que requieren mejora inmediata.
Informe final de auditoría
Y finalmente llegamos al informe puramente propio que conocemos como auditoría protección de datos. Entregamos el documento final que recoge el resultado definitivo de la auditoría, recomendaciones de mejora, conclusiones específicas y generales y un plan de acción para corregir las deficiencias identificadas y lograr un mejor cumplimiento de la normativa en protección de datos.
Contextos comunes para la realización de auditorías
Las auditorías de protección de datos son particularmente relevantes en diversas situaciones que exigen una revisión exhaustiva de los procesos de manejo de información sensible. ¿Cuáles 🤔? Vemos algunos contextos comunes:
Empresas sujetas a cambios legislativos
Las organizaciones que operan en sectores en constante evolución necesitan adaptarse rápidamente a nuevas normativas. La introducción de nuevas leyes sobre protección de datos puede requerir auditorías para asegurar que los procedimientos actuales cumplen con los requisitos legales actualizados.
Situaciones de brechas de seguridad
Cuando se producen incidentes de seguridad, es vital realizar auditorías para evaluar el alcance del problema y las deficiencias en la protección de datos. Estas auditorías permiten identificar vulnerabilidades y establecer medidas correctivas para prevenir futuros incidentes.
Obtención de certificaciones y sellos de calidad
Algunas organizaciones buscan certificaciones relacionadas con la protección de datos para mejorar su reputación y demostrar el cumplimiento normativo. En estos casos, contratar auditorías se convierte en un paso necesario para alcanzar dichas certificaciones, ya que brindan una evaluación independiente y objetiva que respalda los estándares requeridos.
Objetivos de la auditoría de protección de datos
Aunque el principal es obvio, verificar si la organización cumple con todas las normativas y regulaciones pertinentes en la gestión de la información personal que maneja, existen más objetivos detrás de una auditoría de protección de datos. Minimizar el riesgo de sanciones es otro claro está, pero vamos más allá.
Por ejemplo, una auditoría es una herramienta francamente útil para detectar amenazas y vulnerabilidades asociadas al tratamiento de datos personales, que seguramente hemos pasado por alto en el día a día de la empresa. Al identificar estos riesgos, se pueden establecer las medidas correctoras necesarias para mitigarlos, y así garantizar una protección más robusta de la información sensible.
También hay que pensar en fomentar la mejora continua de las políticas y procedimientos relacionados con la protección de datos. Esto va a implicar revisar y actualizar las normativas internas para adaptarlas a los cambios legislativos y a las recomendaciones derivadas de la auditoría, lo que ayuda a fortalecer la cultura de protección de datos dentro de la organización.
Con la confidencialidad de las bases de datos informativas que manejan las empresas en el centro del debate tecnológico, y con los muchos ataques cibernéticos que se producen, vemos más que lógica (para muchas empresas) la realización de una auditoría de protección de datos y de seguridad.
Rol del Delegado de Protección de Datos (DPO)
Es una figura determinante en la gestión de la protección de datos dentro de una organización. Hablamos del Delegado de Protección de Datos (DPO) cuya función es garantizar que se cumplan las normativas vigentes y que se implementen prácticas adecuadas para el tratamiento de la información personal.
Parte de sus responsabilidades se diversifican en diferentes áreas, entre las cuales se destacan:
- Supervisar la conformidad con las políticas de protección de datos.
- Actuar como punto de contacto entre la organización y las autoridades de protección de datos.
- Realizar formaciones y concienciar al personal sobre la importancia de la protección de datos.
- Identificar y gestionar riesgos relacionados con el tratamiento de datos personales.
- Orientar sobre la evaluación de impacto y consultas previas ante la autoridad de control.
Colaboración en la auditoría
El DPO, como hemos comentado, será parte imprescindible del desarrollo y ejecución de la auditoría. Y eso es así porque su colaboración va a facilitar la identificación de áreas de mejora y el cumplimiento normativo. Su colaboración va a proporcionar esa documentación necesaria para la evaluación, además de asistir en la planificación y ejecución de auditorías internas o externas.
También es el encargado de desarrollar un informe que analice los hallazgos y proponga medidas correctivas, y va a fomentar el seguimiento de las recomendaciones resultantes de la auditoría.
Consecuencias de no cumplir en materia de protección de datos
La principal consecuencia será ser sancionados de distintas maneras. Sanciones asumibles, pero otras muy severas. Ejemplos:
- Multas económicas que pueden variar entre 40.000 y 300.000 €, dependiendo de la gravedad de la infracción.
- Vulneraciones que pueden llevar a procesos legales, obligando a las empresas a enfrentar litigios que consumen tiempo y recursos.
- Demandas por parte de interesados afectados, lo que puede resultar en compensaciones económicas adicionales a las sanciones establecidas.
El incumplimiento no solo genera sanciones, también puede obligar a la organización a implementar medidas correctivas rápidas y costosas.
Impacto en la reputación empresarial
Claro está, las repercusiones no se limitan a sanciones económicas. Un mal manejo de los datos dañará irremisiblemente la confianza de los clientes y socios comerciales. No decimos que sean insalvables, pero las consecuencias podrían convertirse en dificultades serias para establecer nuevas relaciones comerciales, o la misma pérdida de clientes debido a la desconfianza en la capacidad de la empresa para proteger sus datos personales.
Conclusiones
En Enfoke ayudamos a las empresas a adaptarse a la regulación en materia de tratamiento y protección de datos personales porque somos conscientes de la importancia mayor que cada vez tiene a nivel legislativo, comercial y administrativo.
Una auditoría protección de datos realizada a tiempo generará confianza interna y externa en la gestión de la información confidencial de terceros, y como hemos comentado, evitará que la compañía sea sancionada por no estar al día de la normativa vigente.
