En 2026 la ley de protección de datos en correos electrónicos sigue pivotando sobre dos pilares fundamentales: el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos a nivel europeo) y la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018 española). Además, para correos comerciales, entra en juego la LSSI-CE (Ley de Servicios de la Sociedad de la Información).
Entramos más en detalle como expertos en consultoría empresarial y de protección de datos que somos en Enfoke.
¿Cómo funciona la protección de datos en el email?
Hemos de saber que el correo electrónico (especialmente si contiene nombre y apellidos, como [email protected]) es considerado como dato de carácter personal, lo que implica que su tratamiento está sujeto a reglas estrictas.
Base legal
Para enviar un correo, necesitamos una razón legítima. Las más comunes son el consentimiento explícito del titular, la ejecución de un contrato (ej. enviar una factura) o el interés legítimo (en relaciones comerciales previas).
Deber de información
Siempre que recojas un email, debes informar de quién es el responsable, para qué se usará el dato y cómo puede el usuario ejercer sus derechos (acceso, rectificación, supresión, etc.).
Principio de finalidad
Si pedimos el email para enviar un presupuesto, no podemos usarlo luego para enviar una newsletter de publicidad sin permiso adicional. Tener esto muy claro porque podría meternos en problemas si nos los pasamos por alto.
Recomendamos desde Enfoke a todas las empresas que realicen una evaluación del impacto de protección de datos para evaluar, de manera anticipada, cuáles son los potenciales riesgos a los que están expuestos los datos personales en función de las actividades de tratamiento que se llevan a cabo con los mismos.
Responsabilidades de los usuarios en la ley de protección de datos correos electrónicos
Si gestionamos correos electrónicos de clientes, proveedores o empleados, hemos de conocer bien nuestras obligaciones principales.
☑️ El uso del CCO (copia oculta)
De los errores más comunes que vemos. Y ojo porque es también de los que más sanciones genera. Si enviamos un mensaje a varios destinatarios que no se conocen entre sí, es obligatorio usar el campo CCO. Mostrar las direcciones de terceros a otros usuarios es una brecha de seguridad de confidencialidad.
☑️ El «Aviso Legal» en el pie de firma
Aunque no es obligatorio para ciudadanos particulares, es imprescindible para empresas y autónomos (la mayoría de trabajadores por cuenta propia no lo cumplen por puro desconocimiento). Debe incluir la identidad del responsable, la finalidad del tratamiento y un enlace a la política de privacidad completa.
☑️ Seguridad de los datos
Recordad que si enviamos datos sensibles (salud, ideología, datos bancarios), el correo debería ir cifrado o protegido con contraseña, y que sólo las personas autorizadas deben tener acceso a las cuentas de correo corporativas que contengan datos de clientes.
Correos de uso comercial y el temido spam (LSSI-CE)
Para enviar correos de «promoción» o «publicidad», la ley es tajante:
❌ No sin permiso: Está prohibido enviar correos comerciales a personas que no lo hayan solicitado o autorizado (salvo que sean clientes previos y el producto sea similar).
✔️ Opción de baja: Todo correo comercial debe incluir un método sencillo, gratuito y claro para darse de baja (ej. un enlace de «Unsubscribe»).
Sanciones en España
La AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) es la encargada de vigilar y sancionar en el marco de la ley de protección de datos correos electrónicos. Las multas dependerán de la gravedad, la reincidencia y el volumen de afectados.
Cuando hablamos de correos electrónicos, las leyes que intervienen ya las conocemos: RGPD / LOPDGDD, que regula la privacidad y el tratamiento de los datos (ej. enviar un correo a quien no te dio permiso), y LSSI (Ley de Servicios de la Sociedad de la Información), que regula el envío de comunicaciones comerciales (el «spam»).
Escala de sanciones
Aunque la ley española usa los tramos de 40.000 € y 300.000 € para definir la prescripción de las infracciones, las multas reales se rigen por el principio de proporcionalidad del RGPD.
Ejemplo infracción leve
No incluir cláusula informativa o link de baja, falta de transparencia.
Sanción estimada: Hasta 40.000 € (pero suelen ser apercibimientos o multas de 1.000 €-3.000 € para PYMES).
Ejemplo infracción grave
Enviar correos masivos sin CCO o tratar datos sin consentimiento.
Sanción estimada: De 40.001 € a 300.000 € (en casos de empresas grandes o negligencia clara).
Ejemplo infracción muy grave
Uso masivo de datos sensibles, reincidencia dolosa, transferencia internacional ilegal.
Sanción estimada: De 300.001 € a 20 millones (o 4% de facturación anual).
Hemos de tener en cuenta que, para pequeñas empresas o autónomos, la AEPD suele aplicar el principio de proporcionalidad.
El caso del CCO (copia oculta)
La AEPD es muy estricta con esto. Enviar un correo masivo viendo las direcciones de los demás es una vulneración del deber de confidencialidad (Art. 5.1.f del RGPD).
- Realidad para Autónomos/PYMES: Aunque la sanción teórica es alta, la AEPD está aplicando multas de entre 1.500 € y 3.000 € por errores puntuales de CCO.
- Apercibimiento: Si es la primera vez y eres una empresa pequeña, la AEPD tiene ahora la potestad (Art. 77 LOPDGDD) de solo darte un «tirón de orejas» (apercibimiento) sin multa económica, siempre que no haya mala fe.
Matices importantes sobre la LSSI (Spam)
Si el correo es puramente publicitario, la LSSI tiene sus propios baremos, que son algo más bajos que los del RGPD:
- Leves: Hasta 30.000 €.
- Graves: De 30.001 € a 150.000 €.
- Muy graves: De 150.001 € a 600.000 €.
Tened en cuenta que un solo correo mal enviado no suele ser sancionado con 40.000 €. La AEPD analiza el número de afectados. No es lo mismo exponer 10 correos que 10.000.
Recomendaciones desde Enfoke sobre la ley de protección de datos correos electrónicos
- Auditar nuestras bases de datos: Asegurarnos de tenemos el consentimiento documentado de cada email.
- Usar herramientas profesionales: Para envíos masivos, emplear softwares especializados (hay muchos en el mercado) que ya gestionan automáticamente el CCO y las bajas legales, para así cumplir con la ley de protección de datos correos electrónicos.
- Formación: Asegurarnos de que cualquier empleado que maneje emails conozca el peligro de «Responder a todos» o de reenviar hilos con datos de terceros.
Modelo de cláusula legal para incluir en nuestros correos
Lo ideal es utilizar un sistema de «información por capas», es decir, una cláusula breve en el pie del email que contenga la información básica y un enlace que lleve a la Política de Privacidad completa de tu web.
Ejemplo de cláusula legal para firma de email
El siguiente texto serviría de modelo estándar para cualquier usuario o empresa, completando los campos entre corchetes con los datos correspondientes […]:
“Información básica sobre protección de datos: Responsable: [Nombre de tu Empresa o tu nombre si eres autónomo] Finalidad: Gestión de las comunicaciones con clientes, proveedores y contactos profesionales. Legitimación: Ejecución de un contrato y/o interés legítimo del Responsable. Derechos: Tienes derecho a acceder, rectificar y suprimir tus datos, así como otros derechos detallados en nuestra política de privacidad. Información adicional: Puedes consultar la información detallada sobre protección de datos en nuestra política de privacidad: [Link a la política de privacidad de tu web]
Aviso de Confidencialidad: Este mensaje y sus archivos adjuntos van dirigidos exclusivamente a su destinatario, pudiendo contener información confidencial sometida a secreto profesional. No está permitida su reproducción o distribución sin la autorización expresa de [Nombre de tu Empresa]. Si usted no es el destinatario final, por favor elimínelo e infórmenos por esta misma vía”.
Consejos de implementación para que sea efectivo
Respecto a la ubicación, debe ir siempre al final de la firma, tras nuestros datos de contacto. En cuanto al formato, para no sobrecargar visualmente el email, podemos usar una fuente un poco más pequeña que la del cuerpo del mensaje (tamaño 8 o 9 suele ser suficiente) y un color gris oscuro.
Tengamos en cuenta que el enlace es obligatorio. Es decir, no intentar poner todo el texto legal en el email, porque sería ilegible. El enlace a la Política de Privacidad en la web es lo que realmente nos va a proteger ante una inspección de la AEPD.
Sobre los idiomas, si trabajamos con clientes internacionales, es muy recomendable poner esta misma cláusula justo debajo en inglés.
Gracias a esta información, cumplimos con el deber de informar al usuario sobre quién somos y qué hacemos con su email. También, si, por ejemplo, nos equivocamos de destinatario, el aviso legal nos ayuda a demostrar que hubo un error y que la información es privada.
Del mismo modo, ganamos en imagen profesional, seriedad y proyectamos una actitud de respeto por la privacidad de nuestros contactos.
Conclusiones
La información y obligaciones respecto al uso de direcciones de correo electrónico de terceros para nuestras comunicaciones personales y/o profesionales, son claras. Al ser catalogados como datos de carácter personal, su tratamiento está regulado y debemos saber cómo actuar para evitar incumplir la ley. Lo primero, necesitamos una razón legítima para recoger esos correos y enviarles información. Luego, hemos de informar de quién es el responsable, para qué se usará el dato y cómo puede el usuario ejercer sus derechos (acceso, rectificación, supresión, etc.). No importa nuestro tamaño como empresa, autónomo o incluso particular, que nos quede claro que todos/as estamos expuestos a ser denunciados y recibir sanciones si hacemos mal uso de estas comunicaciones dentro de la ley de protección de datos correos electrónicos.
Cualquier duda o consulta, estamos para asesoraros en Enfoke. Dejadnos un comentario en este artículo y os responderemos lo antes posible.
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