Diríamos que la primera es la obligación legal que tenemos como empresa de velar por los datos personales y confidenciales que recogemos en el desarrollo diario de nuestra actividad laboral. Pero hay otras muchas claves que recomiendan contratar protección de datos para nuestra compañía con el firme objetivo de cumplir la normativa vigente, evitar sanciones y solidificar la imagen de nuestra marca.
Como bien sabemos en Enfoke, el cumplimiento del RGPD no es solo una obligación legal, es una responsabilidad con nuestros clientes. Cuando garantizamos la protección de los datos personales que gestionamos, impulsamos un entorno de transmisión de datos y de información seguro, transparente y 100% legitimado.
Os damos más claves de por qué la ayuda profesional en materia de protección de datos es un acertado movimiento.
Por qué contratar protección de datos para mi empresa
Seamos una pyme, gran pyme o un trabajador por cuenta propia, estamos obligados a respetar y seguir línea a línea las directrices que establecen la RGPD, LOPDGDD y LSSICE. De lo contrario, lo más probable es que, tarde o temprano, recibamos la primera sanción.
Por ejemplo, si no incluimos aviso legal o lo redactamos erróneamente, nos podría acarrear una sanción económica de hasta 20 millones 🤯 en los casos más graves. Recientemente, a la aerolínea de bajo coste Vueling, le tocó afrontar una sanción 30.000 € por no permitir rechazar las cookies.
Documentación necesaria en materia de protección de datos
- Registro de Actividades de Tratamiento (RAT)
- Política de protección de datos
- Cláusulas y avisos legales
- Compromisos de confidencialidad para trabajadores
- Contratos con encargados de tratamiento (ET)
- Protocolos gestión brechas de seguridad
- Análisis de riesgos
- Informe auditoría
- Protocolos derechos afectados
- Manual para usuarios
- Avisos legales para la página web
- Condiciones generales de contratación
- Pre-evaluación de impacto (PREPIA)
Cuando no tienes ni tiempo ni recursos materiales para identificar fehacientemente qué documentación en protección de datos tienes en regla, cuáles te faltan, si de la web lo tienes actualizado pero no a nivel de empresa… Lo mejor es contratar protección de datos a través de un servicio externo referenciado como somos Enfoke 🙂.
Claves y razones por las que tener un servicio de protección datos externo
Si lo tenéis interno todo bien controlado, configurado y al día, no haría falta contratar la protección de datos a un proveedor externo. Eso sí, como desde nuestra experiencia, en la mayoría de casos que nos topamos, vemos graves deficiencias de forma y fondo en materia de privacidad y protección de datos, aquí os damos en Enfoke varias razones de peso para hacer las cosas bien:
1. Expertise y conocimiento actualizado
Los especialistas están al día con la legislación, que cambia constantemente, como el RGPD y la LOPDGDD. Un proveedor externo tiene un equipo de expertos que no solo entiende la ley, sino que también sabe cómo aplicarla a diferentes sectores de negocio. Así, tendremos la empresa al día en cuanto al cumplimiento de todas las obligaciones en esta materia, evitando errores que podrían llevar a multas significativas.
La tranquilidad de saber que un área tan primordial hoy en día a nivel de normativa de privacidad como es la protección de datos, se trabaja con un proveedor a la vanguardia, es como un seguro profesional. Saber que siempre se recibirá un mantenimiento continuo para que no temer que preocuparse de nada en esta materia.
No es que lo hagan a sabiendas, sino que muchas de las empresas a las que damos servicios no saben realmente si su web cumple con la normativa de protección de datos y teme, no es extraño, recibir una multa. A través de una auditoría completa y minuciosa, profesionales como los nuestros redactarán los avisos legales personalizados que necesita tu web.
2. Reducción de riesgos y multas
A colación del anterior el hecho de evitar multas económicas que, por ende, redunde en una pérdida de imagen de marca. Esto no ocurrirá sin vamos de la mano de especialistas en protección de datos.
Una de sus labores principales será identificar las vulnerabilidades en los procesos de tratamiento de datos de nuestra empresa, e implementará los controles de seguridad necesarios para su gestión. Además, nos ayudará a gestionar los derechos de los interesados de forma correcta. Concusión: Ahorro en posibles multas (algunas incluso, millonarias).
3. Ahorro de costes y recursos
Montar un departamento interno de protección de datos es muy costoso. Contratar a personal especializado, formarles adecuadamente, mantenerles al día, bajas inesperadas… En fin, más gastos y más quebraderos de cabeza en la gestión.
Si se externaliza el servicio y se opta por contratar protección de datos, nuestra empresa se beneficia de la experiencia de un equipo completo por una fracción del coste. ¿Otra ventaja? Que podremos enfocar nuestros recursos internos en el core del negocio. Optimización de recursos gracias al ahorro en la inversión.
4. Implementación de una cultura de privacidad y seguridad
Un proveedor de seguridad y privacidad digital no solo se limita a la parte legal, sino que también ayuda a la empresa a implantar una cultura de privacidad, con beneficios a corto, medio y largo plazo.
Entendemos por cultura de privacidad la normalización de cursos formativos al personal, la creación de políticas internas o la concienciación sobre la importancia de la protección de los datos. Hablamos de una cultura proactiva, que, entre otras ventajas, contribuirá a prevenir incidentes y a construir la confianza con los clientes.
Es muy común (nos lo encontramos a menudo en Enfoke con los nuevos clientes) no saber cómo gestionar el consentimiento de los usuarios de una empresa, ni garantizar la transparencia. Toda cultura de privacidad y seguridad enseñará a establecer las medidas y protocolos necesarios para la recogida y tratamiento de datos, siempre con el respeto de los derechos de los clientes como máxima premisa.
5. Respaldo en caso de incidente o auditoría
No basta con redactar documentos: la protección de datos requiere acción. Y por acción nos referimos a medidas técnicas efectivas y a medidas organizativas para lograr una perfecta y protocolizada gestión de los datos personales.
Ahora bien, si se da una brecha de seguridad o la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) realiza una auditoría, es cuando contar con un proveedor especializado supone el mejor de los respaldos. Una empresa como Enfoke sabremos cómo gestionar la situación, qué documentación presentar y cómo comunicarse con la autoridad. En definitiva, minimizar el impacto negativo en la empresa.
Conclusiones
¿Sabemos si nuestra empresa recoge el consentimiento expreso y claro para tratamiento de datos 🤔? ¿Tenemos configuradas en nuestra web las informaciones relativas a privacidad y aviso legal? ¿Y de cookies? Bueno, son algunas de las preguntas iniciales y clave que debemos hacernos para saber si estamos o no adaptados a la normativa RGPD.
Vamos a necesitar, para efectivamente cumplir con dicha normativa, el registro de actividades de tratamiento, las recién mencionadas políticas de privacidad y cookies en tu web, los contratos de encargo de tratamiento con proveedores externos, un análisis de riesgos y, si aplica, evaluación de impacto, el documento interno de seguridad y protocolos y las cláusulas informativas en todos los formularios.
En Enfoke te ayudamos a blindar tu negocio y proteger la información que gestiona cada día, para así mantener la reputación empresarial. Y es que las filtraciones o malas prácticas en protección de datos erosionan la confianza de clientes y proveedores. Con nuestra consultoría, tu empresa estará protegida, transmitiendo profesionalidad y seguridad en cada interacción.
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