Vamos a explicar en profundidad lo que es una cláusula protección de datos personales cuando se define en un contrato o un documento entre las partes involucradas. La estipula el responsable del tratamiento, es decir, aquella persona física o jurídica que decide qué ocurre con estos datos personales y que, generalmente, trabaja para la empresa que contrata ciertos servicios a terceras empresas.
Se conoce como cláusula RGPD o LOPD, que seguramente habréis visto y leído en más de una ocasión.
Especialmente en los últimos años ha cobrado más relevancia por las diferentes normativas en España y en Europa que hay que cumplir en materia de privacidad. La vemos como una herramienta que asegura la transparencia en el tratamiento de datos y establece los derechos de los interesados.
Vamos a adentrarnos más todavía en todo lo concerniente a la cláusula de protección de datos desde todos los prismas interesados, usuarios y empresas, principalmente. Cualquier duda o consulta al respecto, dejadnos un comentario y un especialista de Enfoke os responderá lo antes posible 🙂.
Cláusula de protección de datos personales en documentos legales
Si queremos ser transparentes en la relación comercial entre las partes y cumplir con la normativa, vamos a tener que incluir una cláusula protección de datos en los documentos legales en referencia al tratamiento de la información personal. Es tal el conocimiento sobre este apartado, que es ya una práctica estándar en la mayoría, por no decir todos, de contextos empresariales y laborales.
Todo contrato comercial, por ejemplo, debe incluir cláusulas de protección de datos para garantizar que ambas partes entiendan cómo se manejarán los datos personales. Es una inclusión es obligatoria para cumplir con los requisitos establecidos por el RGPD y la LOPDGDD.
Hemos de definir claramente la finalidad para la cual se recopilan los datos y los derechos que los interesados pueden ejercer.
Cláusulas en contratos laborales
En el ámbito laboral, las cláusulas de protección de datos son especialmente relevantes, dado que la gestión de la información de los empleados es parte integral de la relación laboral. Los contratos de trabajo deben incluir detalles específicos sobre el tratamiento de datos personales para cumplir con la legislación vigente.
En España, la LOPDGDD establece los requisitos para las cláusulas de protección de datos en los contratos laborales. Esto incluye la obligación de informar a los empleados sobre la finalidad del tratamiento, la base jurídica, así como los derechos que les asisten.
Casos prácticos y ejemplos
- Una empresa que realiza contrataciones debe incluir en su contrato laboral una cláusula que detalle cómo se manejará la información personal durante el proceso de selección y posterior relación laboral.
- En el caso de subcontrataciones, habrá que especificar en los documentos cómo se protegerán los datos de los empleados del contratista, lo que implica incluir la cláusula pertinente para garantizar el cumplimiento de la normativa.
Elementos esenciales de la cláusula de protección de datos
Estos serían los elementos que siempre han de incluirse en la redacción de una cláusula informativa de protección de datos:
☑️ Identificación del responsable
Especificar quién es el responsable del tratamiento de los datos personales. Hay que aportar la razón social de la empresa o entidad, así como los datos de contacto necesarios para que los interesados puedan ejercer sus derechos.
☑️ Finalidad del tratamiento de datos
La cláusula protección de datos debe describir de manera precisa el objetivo por el cual se recopilan y procesan los datos. Hay que identificar todas las finalidades, ya sea para proporcionar servicios, realizar análisis o marketing, entre otros. Cada finalidad debe estar fundamentada en una base jurídica adecuada.
☑️ Derechos y cómo ejercerlos
Se deben enumerar los derechos que tienen los interesados sobre sus datos personales, como el derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición. Además, no olvidar incluir información sobre el procedimiento que deben seguir para ejercer dichos derechos.
Personalización según el tipo de documento
Tener en cuenta que la redacción de la cláusula informativa de protección de datos puede variar según el tipo de documento en el que se incluya. Por ejemplo:
- Formularios de registro: La cláusula debe ser visible y accesible, resaltando los datos que se recogen y su finalidad.
- Contratos laborales: Debe incluir detalles sobre el tratamiento de datos en el contexto del empleo y los derechos del trabajador.
- Documentos comerciales: En contratos entre empresas, es fundamental detallar cómo se gestionarán los datos que se compartan.
Cada contexto implica necesidades específicas que se deben tener en cuenta para asegurar la correcta comprensión y cumplimiento de la normativa vigente.
Implementación efectiva de la cláusula de protección de datos
En este punto, se va a requerir la colaboración de diferentes actores dentro de la organización para supervisar que, efectivamente, la implementación de la cláusula de protección de datos es correcta.
Hablamos, principalmente, del Delegado de Protección de Datos (DPO). Es una figura que tiene el deber de informar y asesorar a la organización sobre las obligaciones en materia de protección de datos. En ese ejercicio de su labor, ha de monitorear el cumplimiento del reglamento, de las políticas internas, además de entrenar a los empleados sobre prácticas apropiadas de manejo de datos personales.
El DPO actúa como punto de contacto para los interesados y la autoridad de control.
Actualización y auditoría de las cláusulas
En esta importante labor de implementación, se recomienda llevar a cabo una auditoría regular interna y una actualización de las cláusulas de protección de datos. El propósito no es otro que asegurarnos que la documentación refleje las prácticas y normativas actuales, básicamente.
Deberemos revisar periódicamente las cláusulas para adaptarlas a nuevos cambios legislativos y verificar la correcta aplicación de las políticas de protección de datos.
Diferencias entre RGPD y LOPD en la protección de datos personales
Una duda muy común que nos encontramos en Enfoke con nuestros clientes más recientes. Bien, pues es una cuestión de actualización de normativas a nivel nacional y europeo.
Contextualización normativa en España y Europa
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) entró en vigor en mayo de 2018 para unificar y actualizar la normativa de protección de datos en toda la Unión Europea. Todo un avance respecto a la anterior Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), que había quedado obsoleta frente a la rápida digitalización de la información.
La LOPD se implementó en 1999 y fue uno de los primeros intentos de regular la protección de datos personales. Pero claro, no contemplaba muchos de los desafíos que nos encontramos en la actualidad, como, por ejemplo, la transferencia internacional de datos o el enfoque en la privacidad por diseño.
Cambios introducidos por el RGPD
El RGPD introdujo varios cambios clave que transformaron la manera en que las organizaciones gestionan los datos personales. Destacamos los principales a nuestro juicio:
- Mayor ámbito de aplicación: Abarca a todas las empresas que gestionan datos de ciudadanos europeos, independientemente de dónde se encuentren.
- Consentimiento explícito: Se requiere un consentimiento claro y específico para el tratamiento de datos personales, lo que implica que las organizaciones deben ser más transparentes.
- Derechos fortalecidos: Se amplían los derechos de los interesados, incluyendo el derecho a la portabilidad de datos y el derecho al olvido.
- Infracciones severas: Las sanciones por incumplimiento son mucho más estrictas, con multas que pueden llegar hasta el 4% de la facturación global anual de la empresa.
- Delegado de Protección de Datos (DPO): La figura del DPO se establece para garantizar que las organizaciones cumplan con la normativa y respeten los derechos de los interesados.
Consecuencias del incumplimiento de las normativas de protección
No cumplir con la normativa de protección de datos personales puede acarrear consecuencias para las organizaciones. Las implicaciones más relevantes son a nivel legal y administrativo, a parte del impacto negativo en la reputación de la marca.
Sanciones legales y administrativas
Cada vez es más común que las autoridades encargadas de la protección de datos impongan sanciones a las organizaciones que no cumplen con las normativas establecidas. Sanciones que se impondrán tras evaluar la gravedad de la infracción.
No contar con una cláusula protección de datos le puede costar a las empresas:
- Multas económicas que oscilan entre 600 € y 20 millones de euros, o el 4% de la facturación global anual, lo que resulte mayor.
- Advertencias y requerimientos para la adopción de medidas correctivas en plazos determinados.
- Suspensiones temporales o definitivas de actividades de tratamiento de datos.
Como podéis ver, algunas penalizaciones podrían llegar a ser muy, muy severas. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que es quien supervisa y garantiza el cumplimiento de la normativa, ha puesto el foco en el cumplimiento taxativo en materia de protección de datos y toda empresa u organización ha de ser consciente de sus responsabilidades en dicha materia.
Impacto en la reputación empresarial
Hablábamos antes del impacto negativo a nivel de branding. Puede que sea lo que menos importa a día de hoy a las empresas en referencia a cumplir o no con las cláusulas de protección de datos, pero puede ser un serio riesgo para la viabilidad del negocio.
Que se haga público que una empresa no cumple con la normativa a nivel de protección de datos puede perfectamente desembocar en una pérdida de confianza de los clientes y usuarios, es decir, en una reducción de la base de clientes o de la fidelización de los mismos.
Todo un impacto negativo que también podría extenderse a las relaciones con socios y proveedores, que en casos extremos, podrían reconsiderar su colaboración debido al riesgo asociado con la falta de cumplimiento.
Excepciones sobre la protección de datos personales
En general, la protección de datos personales ha de ser garantizada por todas las organizaciones que manejen información personal. Sin embargo, sí que existen excepciones a esta obligación.
Por ejemplo, cuando se trata de datos para fines exclusivamente personales o domésticos, no se requiere una cláusula formal de protección.
En el ámbito de la seguridad nacional, la defensa o la prevención de delitos, las organizaciones pueden tener más flexibilidad en la gestión de datos.
Las entidades de carácter público deben adherirse escrupulosamente a las normativas, a menos que estén exentas por disposiciones específicas relacionadas con el interés público.
Conclusiones
Hemos aprendido que en todo entorno empresarial, cada vez más digitalizados, la protección de datos no se puede descuidar. Ni mucho menos. Existen normativas estrictas de obligado cumplimiento, y que, en caso de desatenderlas, podrían acarrear consecuencias severas.
En las relaciones comerciales entre entidades, con contratos de por medio, siempre ha de incluirse una cláusula de protección de datos que cubra todos los escenarios plausibles. Sirve, lógicamente, para informar a las partes involucradas cómo se manejarán los datos personales compartidos mientras dure la sinergia comercial.
En Enfoke nos aseguramos que nuestras empresas clientes cumplan a rajatabla con todo lo expuesto en este artículo, para así estar al día en los requisitos establecidos por el RGPD y la LOPDGDD.
Dudas o consultas sobre las cláusulas informativas en materia de protección de datos, dejadnos un comentario y os responderemos lo antes posible.
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